Esta Política de privacidad describe cómo OSBN CORP. ("Vands™", "nosotros") recopila, utiliza, almacena, comparte y protege la información cuando usted utiliza nuestro sitio web, nuestra aplicación web y nuestra aplicación móvil Vands™ para iOS (Apple App Store) y Android (Google Play).
1. Responsable y encargado del tratamiento
OSBN CORP., sociedad constituida y registrada en el Estado de Florida, Estados Unidos, actúa como:
- Responsable del tratamiento respecto de los datos personales de los titulares que crean una cuenta de usuario en Vands™, administran una Organización, nos contactan o visitan nuestro sitio web.
- Encargado del tratamiento (proveedor de servicios) respecto de los datos que cada Organización registra sobre sus propios clientes, prospectos, pacientes, proveedores, empleados, conductores o técnicos ("Datos del Cliente"). Vands™ trata dichos datos únicamente siguiendo las instrucciones de la Organización titular y para prestar el servicio contratado.
2. Información que recopilamos
Recopilamos únicamente la información necesaria para operar el servicio, mantener la seguridad de las cuentas y ejecutar las funciones que usted utiliza:
- Datos de cuenta y autenticación: nombre completo, dirección de correo electrónico, contraseña (almacenada mediante hash criptográfico; nunca en texto legible), preferencias de idioma y datos de verificación en dos pasos (aplicación autenticadora TOTP o código por correo).
- Datos de la Organización: nombre o razón social, RTN o identificación tributaria, giro o industria, país, moneda base, logotipo, dirección, teléfono, datos de tienda pública y secuencias fiscales (CAI, rangos autorizados y fechas límite de emisión).
- Datos comerciales, contables y operativos que usted registra: clientes, prospectos, proveedores, empleados y nómina, productos e inventario, cotizaciones, facturas, notas de crédito, cobros, pagos, gastos, cuentas de caja y bancos, estados de cuenta importados, asientos contables, órdenes de trabajo, cargas, viajes de transporte y archivos adjuntos (PDF, imágenes u hojas de cálculo).
- Datos de salud (módulo de clínica): cuando una clínica o consultorio utiliza el módulo médico, registra expedientes de pacientes, citas, consultas en formato SOAP, diagnósticos CIE-10, recetas médicas y archivos o fotografías de exámenes clínicos.
- Respuestas y firmas en enlaces públicos: cuando un cliente de la Organización acepta o rechaza una cotización en línea, o cuando se registra la recepción de una orden de trabajo o entrega de carga, guardamos el nombre ingresado, la firma trazada en pantalla o el motivo del rechazo, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador o dispositivo, como constancia para la Organización.
- Datos de uso, dispositivo y seguridad: fecha y hora de inicio de sesión, dirección IP, tipo y modelo de dispositivo, sistema operativo, versión de la aplicación o navegador, registros técnicos de diagnóstico o errores y registros de auditoría de accesos a información clínica.
- Datos de pago: Vands™ es un servicio gratuito y no solicita tarjeta de crédito para crear una cuenta ni para usar sus módulos. Cuando una Organización configura su propia pasarela para cobrar con tarjeta a sus clientes, o en el caso de suscripciones previas, el procesamiento se realiza a través de procesadores de pago seguros; Vands™ nunca almacena el número completo de una tarjeta ni su código de seguridad (CVV), sino únicamente identificadores de transacción y el estado del cobro.
3. Permisos del dispositivo en la aplicación móvil (iOS y Android)
La aplicación móvil de Vands™ para iPhone, iPad y Android solicita acceso a determinadas funciones del dispositivo únicamente cuando son necesarias para una acción iniciada por el usuario:
- Cámara: se utiliza únicamente cuando usted decide tomar una foto dentro de la app, por ejemplo para leer facturas de compra o escanear recibos de gastos con IA, adjuntar evidencia fotográfica en órdenes de trabajo de servicios de campo o entregas de carga, o capturar la fotografía de un paciente o de un examen médico.
- Fototeca y archivos: se utiliza únicamente cuando usted selecciona imágenes o documentos (PDF, Excel o CSV) de su teléfono o tablet para adjuntarlos a facturas, órdenes de compra, gastos, órdenes de trabajo o expedientes clínicos.
- Ubicación (solo mientras la app está en uso): se utiliza en los módulos operativos para registrar las coordenadas de llegada y finalización de visitas en Servicios de campo, registrar paradas en Carga y transporte, o marcar la ubicación de un cliente. Vands™ no rastrea su ubicación en segundo plano con fines publicitarios ni vende datos de geolocalización.
- Biometría (Face ID, Touch ID o huella digital): si usted activa la opción "Proteger con biometría" en la app, la verificación se realiza íntegramente a través del sistema operativo de su dispositivo (iOS o Android). Vands™ nunca accede, recopila, almacena ni transmite sus rasgos faciales, huellas dactilares ni ningún dato biométrico a nuestros servidores; únicamente guarda en el almacenamiento seguro del teléfono su preferencia de bloqueo y el token de sesión.
- Micrófono (en versión web): se utiliza exclusivamente cuando un profesional de la salud activa el dictado de consultas con IA. El audio se procesa en el momento para transcribir la nota y no se almacena.
Usted puede revocar cualquiera de estos permisos en cualquier momento desde la configuración de su dispositivo iOS o Android; al hacerlo, únicamente dejarán de funcionar las herramientas específicas que dependen de dicho permiso.
4. Para qué usamos la información y base legal
Tratamos la información recopilada con las siguientes finalidades:
- Prestación del servicio (ejecución del contrato): crear y mantener su cuenta, emitir documentos fiscales, generar registros contables, sincronizar la información entre la versión web y la aplicación móvil, y operar los módulos activos en su Organización.
- Seguridad y prevención de fraude (interés legítimo y obligación legal): verificar su identidad mediante autenticación en dos pasos, proteger la integridad de las cuentas, registrar inicios de sesión y auditar accesos a información sensible.
- Comunicaciones operativas y transaccionales: enviar códigos de verificación, avisos de seguridad, notificaciones operativas y los documentos (cotizaciones, facturas, estados de cuenta o recetas) que usted o su Organización decidan enviar por correo electrónico.
- Soporte técnico y mejora del servicio: atender sus consultas de ayuda, diagnosticar errores técnicos y asegurar el funcionamiento correcto de la plataforma.
- Cumplimiento legal: atender requerimientos válidos de autoridades competentes y cumplir normas fiscales, mercantiles y de protección de datos.
Sin venta de datos ni rastreo publicitario: Vands™ no vende ni alquila su información personal ni los Datos del Cliente a terceros. Tampoco mostramos publicidad de terceros dentro de la aplicación ni utilizamos identificadores publicitarios del dispositivo (como IDFA en iOS o Advertising ID en Android) para rastrear su actividad entre aplicaciones o sitios web de otras empresas.
5. Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio
Para operar Vands™ compartimos únicamente los datos estrictamente necesarios con proveedores de infraestructura y servicios tecnológicos que actúan como encargados bajo compromisos de confidencialidad y seguridad (algunos ubicados en Estados Unidos):
- Infraestructura, base de datos y almacenamiento en la nube: Google Cloud Platform (Google LLC).
- Procesamiento de pagos de suscripciones: Stripe, Inc., y, cuando corresponda según el canal de contratación, Apple Inc. (App Store) o Google LLC (Google Play). Cuando una Organización configura su propia pasarela para cobrar a sus clientes, los cobros se procesan a través de esa pasarela según las credenciales de esa Organización.
- Envío de correos transaccionales: SendGrid (Twilio Inc.).
- Funciones asistidas por inteligencia artificial: Google LLC (API empresarial de Google Gemini), únicamente cuando el usuario activa una función con IA (lectura de facturas de compra, escaneo de recibos, lectura de estados de cuenta, importación de listas u órdenes de trabajo, dictado de consultas o asistente de ayuda). Enviamos solo lo necesario para procesar la solicitud. En el dictado de consultas médicas, el audio no se almacena y no se envían el nombre ni los datos de contacto del paciente. En la importación de listas desde Excel o CSV, se envían solo los encabezados y filas de muestra con datos parcialmente ocultos. Los datos enviados a través de nuestra integración empresarial no se utilizan para entrenar modelos públicos de terceros.
- Inicio de sesión federado y protección contra bots: Google LLC (Google Sign-In y Google reCAPTCHA).
Cuando los datos se transfieren o almacenan fuera de su país de residencia (por ejemplo, en centros de datos de Google Cloud en Estados Unidos), aplicamos salvaguardas contractuales y técnicas de cifrado para garantizar un nivel adecuado de protección.
6. Protección especial de datos de salud
Los datos clínicos registrados en el módulo de clínica constituyen información especialmente sensible. Para protegerlos, Vands™ aplica controles adicionales:
- Limita el acceso a las notas y expedientes exclusivamente a los usuarios a quienes la clínica otorga permiso clínico.
- Impide por diseño que el rol de Contador acceda a expedientes, notas de consulta, recetas o exámenes médicos.
- Registra en una bitácora de auditoría cada consulta, creación, firma, impresión, carga y descarga de información clínica.
- Almacena los archivos de exámenes clínicos en contenedores privados, accesibles únicamente mediante enlaces firmados, temporales y autorizados.
La clínica o profesional de la salud titular de la Organización es el responsable de recabar los consentimientos informados y de privacidad que exija la legislación aplicable frente a sus pacientes.
7. Seguridad y cifrado de datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas diseñadas para proteger su información frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración:
- Cifrado en tránsito: toda comunicación entre su navegador o la aplicación móvil y los servidores de Vands™ se transmite cifrada mediante TLS/HTTPS (TLS 1.2 o superior).
- Cifrado en reposo: las bases de datos y los archivos adjuntos almacenados en nuestra infraestructura en la nube se encuentran cifrados en reposo (AES-256), y las credenciales de sesión en la aplicación móvil se resguardan en el almacenamiento seguro del sistema operativo (Keychain en iOS y Keystore en Android).
- Control de acceso: verificación obligatoria u opcional en dos pasos (2FA), contraseñas con hash seguro, aislamiento lógico estricto entre Organizaciones (arquitectura multiempresa), permisos granulares por rol y sección, y monitoreo de actividad de inicio de sesión.
Ningún sistema conectado a internet es absolutamente infalible; en caso de detectar un incidente de seguridad que comprometa sus datos personales, notificaremos a los titulares u Organizaciones afectadas conforme a la normativa aplicable.
8. Conservación de datos y eliminación de cuenta
Conservamos los datos personales y los Datos del Cliente mientras el Usuario o la Organización mantengan una cuenta activa en Vands™, o mientras sea necesario para prestar el servicio.
Cómo exportar su información: en cualquier momento, el Administrador de la Organización puede descargar una copia completa de los datos de su empresa (clientes, facturas, contabilidad, inventario y archivos adjuntos) en formato ZIP y Excel directamente desde la aplicación web.
Cómo cerrar una Organización o eliminar su cuenta y sus datos: usted puede solicitar el cierre de su Organización o la eliminación definitiva de su cuenta de usuario y de todos los datos asociados en cualquier momento por cualquiera de las siguientes vías:
- Desde la aplicación: el Administrador puede cerrar la Organización en Configuración > Módulos > Cerrar organización. Al cerrarla, se revoca de inmediato el acceso de todos los usuarios.
- Solicitud de eliminación definitiva (con o sin sesión iniciada): cualquier usuario o Administrador puede solicitar la eliminación permanente de su cuenta personal y/o de su Organización y todos sus datos escribiendo desde el correo registrado en su cuenta a contacto@vands.com con el asunto "Eliminación de cuenta", o a través de nuestro formulario en la página de Contacto, sin necesidad de volver a instalar o abrir la aplicación móvil.
Plazos y alcance de la eliminación:
- Si una Organización se cierra sin solicitar su borrado inmediato, se mantiene inactiva hasta por noventa (90) días por si el Cliente solicita su reactivación; cumplido ese plazo sin reactivación, se procede a su eliminación definitiva.
- Cuando usted solicita la eliminación definitiva de su cuenta o de su Organización, verificamos su identidad como titular o Administrador y eliminamos de nuestros sistemas activos su cuenta, credenciales, perfil y todos los datos asociados en un plazo máximo de treinta (30) días calendario.
- Las copias de seguridad cifradas se depuran y sobrescriben automáticamente en un ciclo máximo de noventa (90) días.
- Únicamente conservaremos de forma bloqueada y separada aquellos datos de facturación propia de Vands™ o registros de seguridad y auditoría que estemos legalmente obligados a mantener por normativa tributaria, mercantil o de prevención de fraude, exclusivamente durante el plazo exigido por la ley aplicable, tras lo cual se eliminan de forma irreversible.
9. Sus derechos de privacidad
Usted tiene derecho a:
- Acceder a sus datos personales y conocer cómo se tratan.
- Rectificar o actualizar datos inexactos o incompletos (puede hacerlo directamente desde su perfil o configuración en la aplicación).
- Solicitar la eliminación (cancelación) de su cuenta y de sus datos personales.
- Oponerse al tratamiento o solicitar su limitación en los supuestos previstos por la ley.
- Portar o exportar sus datos en formatos estructurados y de uso común (ZIP, CSV, Excel, PDF).
- Retirar su consentimiento en cualquier momento respecto de permisos opcionales del dispositivo o funciones opcionales, sin afectar la licitud del tratamiento previo.
Para ejercer cualquiera de estos derechos frente a Vands™, escríbanos a contacto@vands.com. Atenderemos su solicitud en un plazo máximo de treinta (30) días calendario. Si usted es cliente, paciente, empleado o proveedor de una Organización que utiliza Vands™, dirija su solicitud directamente a dicha Organización (quien es la responsable de sus datos); nosotros asistiremos a la Organización para atender su requerimiento.
10. Cookies y almacenamiento local
En la versión web, Vands™ utiliza únicamente cookies técnicas y estrictamente necesarias para mantener su sesión iniciada de forma segura, proteger contra ataques de falsificación de solicitudes (CSRF), validar desafíos de seguridad (reCAPTCHA) y recordar preferencias como el idioma. En la aplicación móvil, utilizamos el almacenamiento seguro del dispositivo para conservar su sesión autenticada y su preferencia de bloqueo biométrico. No utilizamos cookies de seguimiento publicitario de terceros.
11. Privacidad de menores de edad
El servicio de Vands™ y su aplicación móvil están dirigidos exclusivamente a empresas, profesionales y personas mayores de dieciocho (18) años. No recopilamos intencionalmente datos de menores de 18 años como usuarios de la plataforma. Si detectamos que un menor de edad ha creado una cuenta de usuario sin autorización, procederemos a eliminarla. En el módulo de clínica, el registro de expedientes de pacientes pediátricos o menores de edad se realiza bajo la exclusiva responsabilidad del centro médico o profesional de la salud y con el consentimiento de sus padres, madres o representantes legales.
12. Cambios a esta Política de privacidad
Podemos actualizar esta Política de privacidad periódicamente para reflejar mejoras en el servicio o nuevos requisitos legales o de las tiendas de aplicaciones. Publicaremos siempre la versión vigente en esta página indicando la fecha de última actualización y, cuando los cambios sean sustanciales, lo notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado dentro de la aplicación.
13. Contacto
Si tiene preguntas, solicitudes de privacidad o desea ejercer sus derechos sobre sus datos personales, puede comunicarse con nosotros en:
- Responsable: OSBN CORP.
- Jurisdicción de registro: Estado de Florida, Estados Unidos
- Correo de contacto: contacto@vands.com
- Formulario en línea: vands.com/contacto